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Bureau virtuel Belgique: FAQ

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Qu’est-ce qu’un Bureau Virtuel?

Wikipedia en a la meilleure définition !

Quelle sera l’adresse officielle de mon entreprise en souscrivant les services de Office Hof ?

14 Rue de Grand-Bigard, 1082 Brussels. Vous pouvez la localiser ici: Google maps.

Quelles sont les démarches pour commencer la collaboration avec Office Hof?

Il suffit de remplir le formulaire d’inscription sur notre site, payer la première facture pour trois mois de services et votre Bureau Virtuel est opérationnel une heure plus tard !

Quels sont les conditions de paiement?

Office Hof travaille sur la base des paiements anticipés

Le client dispose d’un compte personnel ou tous les services sont facturés. Au début de chaque mois le système de facturation prélève de là le montant du loyer; les charges supplémentaires pour les réservations de salles de réunion ou espaces du travail y sont enregistrées au moment des réservations en ligne, les frais d’appels sont crédités sur ce compte en temps réel, etc…

Pour éviter tout désagrément le compte du client peut être approvisionné à l’avance et en tout moment. Par défaut chaque client établit lui-même les montants et le rythme des paiements selon ses besoins et facilités.

Le système va automatiquement envoyer un rappel lorsque le compte n’est pas assez approvisionné, spécialement en fin de chaque mois. Pour cela nous recommandons vivement de lire attentivement les courriers venant d’Office Hof.

Comment passe la facturation?

Les factures couvrant le mois précédent sont envoyées automatiquement au début de chaque mois (entre le 1 er eu le 3 ème de chaque mois) par e-mail. Exemple: le 2 juin le client recevra la facture du mois de Mai reprenant toutes les transactions du mois telles que le loyer mensuel, les réservations supplémentaires de salles de réunion, espaces de travail, services téléphoniques ainsi que tous les paiements entrants.

Sur demande du client nous pouvons fournir une facture-proforma afin de faciliter sa procédure de prépaiement. Il n’est pas possible d’établir des factures manuellement.

Y-a-t-il des réductions sur les services de Office Hof?

 Nous offrons une réduction de 10% en cas de prépaiement pour un an complet. Nous vous prions de contacter le service commercial pour la suite de la procédure.

Quels moyens de paiement sont acceptés?

Paiements hors-ligne: virements bancaires

Paiements en ligne: Visa, MasterCard, Maestro, Bancontact, PayPal

Je dois réserver une salle de réunion, comment procéder?

Lors de l’inscription vous recevez un nom de client et un mode passe qui vous donne accès à votre espace client personnel sur notre site. En vous y connectant vous accédez aux réservations de tous services en tout moment nécessaire !

Votre badge d’accès électronique (que vous recevrez lors de votre première visite à Office Hof) vous garantira automatiquement l’accès aux salles réservées nécessaires. Pas besoin donc de s’adresser au personnel d’Office Hof, qui reste bien évidemment toujours à vos côtés pour tout renseignement.

Il est nécessaire que mes clients puissent me joindre par téléphone à tout moment. Est-ce possible?

Bien évidemment.

Même dans le cadre du forfait mensuel Virtual Office Lite un numéro de téléphone est mis à votre disposition. Le client pourra donc toujours vous joindre en appelant au numéro central d’Office Hof +32 2 5885370 ; en formant ensuite le numéro de votre extension personnelle (ex. 123) son appel va immédiatement et gratuitement être redirigé vers vous par VoIP ou vers un autre réseau téléphonique ou numéro existant (tarif optionnel).

Dans le cadre des forfaits mensuels Virtual Office plus élevés ou en supplément de vos forfaits basiques un numéro de téléphone personnel régional sera mis à votre disposition. De plus, il est possible de commander des numéros d’autres régions, ainsi que des numéros de la majorité des pays européens et des Etats-Unis.

Est-il possible d’utiliser les services VoIP d’Office Hof pour émettre des appels?

Bien sûr! La qualité des services à des prix abordables est notre spécialité.
Vous trouverez tous les détails et tarifs dans notre liste de prix des services téléphoniques VoIP.
De plus, grâce au système de centrale téléphonique IP personnelle (inclus dans le forfait Virtual Office Plus ou en supplément de votre forfait) vous bénéficiez de la possibilité de gestion d’un nombre illimité de téléphones IP du réseau de votre entreprise, ainsi que de tout service nécessaire (secrétariat automatisé, renvoi d’appels, redirection de la messagerie vocale et de fax vers votre courriel, etc…)